Sources
Quand une réponse dépend de documents ou références, le système doit rendre leur origine consultable dans le contexte prévu.
N—01
Méthode
Comprendre, construire, vérifier, faire évoluer.
Étape active
Comprendre la décision
Quelle décision doit être mieux préparée, par qui et dans quel contexte ?
Une démarche en six décisions successives : chacune produit des éléments concrets et autorise à continuer, revoir ou arrêter.
Vue d’ensemble
Six étapes, six décisions de passage.
Chaque étape produit des livrables et se termine par une décision : continuer, revoir ou arrêter.
COMPRENDRE → MESURER → CONCEVOIR → ÉVALUER → INTÉGRER → OPÉRER
- 01
Comprendre la décision
Quelle décision doit être mieux préparée, par qui et dans quel contexte ?
- Activités
- Observer le travail réel, interroger les utilisateurs, cartographier informations, exceptions et responsabilités.
- Livrables
- Carte de décision, acteurs, irritants, cas représentatifs et limites du périmètre.
- Décision de passage
- Continuer si le problème et son responsable sont identifiés ; revoir ou arrêter si l’objectif reste abstrait.
- Participation attendue
- Donner accès aux personnes qui font le travail et aux exemples qui révèlent ses difficultés.
- 02
Établir la référence
Comment le travail fonctionne-t-il aujourd’hui et à quoi comparer une amélioration ?
- Activités
- Décrire la situation de référence, choisir des critères de qualité, coût, délai et risque, puis constituer les cas d’essai.
- Livrables
- Référence documentée, critères d’acceptation, jeu d’évaluation et hypothèses à éprouver.
- Décision de passage
- Continuer si une comparaison honnête est possible ; revoir la mesure si elle favorise artificiellement la solution.
- Participation attendue
- Valider les critères et fournir des cas représentatifs, y compris les cas difficiles.
- 03
Concevoir et prototyper
Quelle architecture minimale permet de tester l’hypothèse sans construire trop tôt ?
- Activités
- Définir données, modèle, règles, interface, contrôles et points de validation humaine ; réaliser un prototype ciblé.
- Livrables
- Architecture fonctionnelle, prototype, registre des choix et protocole de test.
- Décision de passage
- Continuer si le prototype rend l’usage testable ; revoir si la complexité masque encore la question initiale.
- Participation attendue
- Tester les parcours et arbitrer les compromis entre couverture, contrôle et effort d’intégration.
- 04
Évaluer qualité et erreurs
Dans quels cas le système aide-t-il, se trompe-t-il ou doit-il s’abstenir ?
- Activités
- Comparer à la référence, analyser les erreurs, vérifier sources et traçabilité, tester hors échantillon lorsque la généralisation est en jeu.
- Livrables
- Résultats reproductibles, typologie d’erreurs, seuils, règles d’abstention et limites documentées.
- Décision de passage
- Continuer si le bénéfice justifie les risques ; revoir ou arrêter si les erreurs critiques ne peuvent être maîtrisées.
- Participation attendue
- Qualifier la gravité métier des erreurs et accepter les conditions d’usage.
- 05
Intégrer et réceptionner
Comment insérer le système dans le travail, les outils et les responsabilités existants ?
- Activités
- Connecter les services, sécuriser les accès, traiter les erreurs, documenter les opérations et conduire la recette.
- Livrables
- Application intégrée, scénarios de recette, documentation, procédure de reprise et responsabilités d’exploitation.
- Décision de passage
- Mettre en service lorsque les scénarios convenus sont acceptés ; corriger avant ouverture si un risque bloquant subsiste.
- Participation attendue
- Mobiliser utilisateurs, responsables techniques et personne habilitée à prononcer la recette.
- 06
Opérer et améliorer
Le système reste-t-il utile, fiable et soutenable dans le temps ?
- Activités
- Suivre qualité, usage, incidents, coûts, dérive des données et demandes d’évolution selon un rythme convenu.
- Livrables
- Tableau de suivi, journal des incidents, revues de qualité et feuille d’évolution priorisée.
- Décision de passage
- Maintenir, faire évoluer, réduire ou retirer selon les observations et la valeur réellement produite.
- Participation attendue
- Signaler les changements métier, participer aux revues et arbitrer les évolutions.
Exemple illustratif
Traiter un dossier documentaire, de la pièce au contrôle humain.
- 01
Recevoir
Classer les pièces, contrôler les formats et signaler ce qui manque.
- 02
Extraire
Identifier les informations utiles en conservant le lien vers leur emplacement d’origine.
- 03
Comparer
Appliquer les règles convenues, rapprocher les sources et faire apparaître les contradictions.
- 04
Proposer
Préparer une synthèse avec sources, niveau d’incertitude et cas d’abstention.
- 05
Contrôler
Faire valider, corriger ou rejeter le résultat par la personne responsable.
- 06
Tracer
Conserver versions, décisions et erreurs utiles à l’amélioration.
La qualité se juge par rapport au travail actuel ; le coût inclut traitement, vérification et exploitation ; le délai se mesure sur le parcours complet, pas seulement sur la réponse du modèle.
Qualité et erreurs
Une erreur n’a pas le même poids dans chaque métier.
Abstention
Lorsqu’un cas sort du périmètre ou manque d’information, ne pas répondre peut être le comportement attendu.
Traçabilité
Versions, entrées, actions et validations utiles sont conservées selon les exigences du projet.
Hors échantillon
Pour une capacité de généralisation, l’évaluation réserve des données ou périodes que le modèle n’a pas utilisées pour s’ajuster.
Lexique utile
- Modèle
- Un mécanisme qui transforme des entrées en estimation, classement, texte ou autre résultat. Il ne porte pas seul le contexte d’usage.
- Application
- L’interface et les fonctions avec lesquelles une personne réalise une tâche.
- Système
- L’ensemble formé par données, modèle, application, règles, contrôles et organisation humaine.
- Agent
- Un logiciel qui peut enchaîner des actions dans un périmètre donné. Ses outils, permissions et points d’arrêt doivent être définis.
Commencer par la décision à améliorer.
Le cadrage précise la question, la référence actuelle et les critères de passage.